データーベースでファイル図書館を
ファイルは作りっぱなしになってませんか
どなたも時間をかけてファイルを作っていると思います。ではそのファイルを一度使った後はどうなってますか。多分ほとんどが埋もれていると思います。
またある人が作ったファイルは別の人が簡単に見つけ出す事ができますか。見つけ出せず似たようなファイルをまた作っている事が多いと思います。
ファイルの作り直しは無駄な時間ですから、ファイルの検索を簡単にできる仕組みがあればＴＣＯが激減します。しかしそのためには誰かがファイルを管理しないといけません。
作成したファイルを管理する「図書館」を導入
図１は作成したファイルを管理する「ファイル図書館」です（３０分ほどで作成しました）。これを使用するとデータベースがファイルを管理してくれます。
図１ 「ファイルの図書館」のファイル登録画面
次に操作方法を示します。
ファイルの登録
- １：画面左下の「ファイル登録」を押します。
- ２：ファイルを選択するウィンドウが開きますので登録したいファイルを選択して下さい。ファイルそのものの保存でもファイルパスの保存でもどちらでも登録できます。
検索がしやすい様に使用アプリケーションや作成者名・ファイルの部類やコメント等も記入できるようにしました。
ファイルの検索
- １：「ファイル検索」を押します。図２の様な画面になります。
図２ 「ファイルの図書館」の検索画面
- ２：検索したい場所に検索したい内容を記入します。
- ３：「検索実行」を押します。
図２であればコメント欄に「育児」と入力して検索実行すれば関連データが出てきます。
検索実行画面を一覧表示にする事も可能です。
ファイルの取出
- １：取り出したいファイルのあるデータを選ぶ。
- ２：「ファイル取出」を押す。
- ３：「保存先の選択」画面が出るので保存先を選ぶ
これで欲しいファイルを取り出す事ができます。
最後に
こういったシステムを効果的に作成していく事で、会社のＴＣＯは劇的に減少します。プログラミングの本で
「自分が作成したファイルと似たようなファイルを別の人が作成していた。しかし自分も同じ立場だったらやはり作成していると思う。それは作成したファイル一覧が書かれている仕様書は膨大なので、あるかどうかわからないファイルを調べるよりも作った方が早いから。」
という話を読んだ事があります。こういう状況はどんな会社でもあると思いますが、誰もができれば避けたい所です。
今回は「FileMaker」というアプリケーションを使用しました。